Eram seis horas da tarde e minha esposa parecia nervosa. “Olha as horas!”, dizia ela. Ao fim de um ótimo dia de esqui nas montanhas Catskills, eu e ela estávamos na estrada para Nova Iorque, onde teríamos um jantar às sete.
“Como assim? Ainda falta uma hora para a festa. Temos muito tempo”, respondi. Ela, é claro, não conseguiu disfarçar sua irritação. E foi categórica: “Peter, ainda faltam 160 quilômetros. Não vai dar tempo”. Mas eu permaneci impassível. Apenas sorri e disse-lhe a verdade: “Ainda não estamos atrasados. Ainda temos uma hora”.
Não há como negar que eu e Eleanor temos modos diferentes de encarar o tempo. E é justamente isso que explica por que estou sempre atrasado enquanto ela se mantém rigorosamente pontual: é que ela inclui no seu planejamento o chamado “tempo de transição”.
Na véspera da nossa festa, ela calculou com minúcia a evolução do nosso tempo. Para entrarmos na festa às 19h, precisávamos chegar às 18h45. Logo, teríamos de sair de nosso apartamento em Nova Iorque às 18h15, o que por sua vez exigia que estivéssemos em casa às 17h30 – para deixar as malas, tomar uma ducha e trocar de roupa. Para fazer tudo isso, teríamos de chegar à cidade antes das 17h para termos tempo de estacionar. Isso nos obrigava a sair de Windham às 14h15 para não pegarmos trânsito. Com esse prazo em mente, teríamos de parar de esquiar às 13h15 para termos tempo de fazer as malas e limpar a casa. Portanto, era necessário começar a esquiar às 8h se quiséssemos aproveitar bem as pistas. Conclusão? Deveríamos acordar às 6h30. Se quiséssemos ter oito horas completas de sono, teríamos de nos deitar no dia anterior exatamente às 22h30.
Mas o fato é que, para variar, Eleanor tinha razão. O único jeito de chegar a algum lugar no horário é planejando não só o tempo demandado pelos nossos compromissos, mas também o período de transição entre cada um deles. Eu, por exemplo, sou um sujeito bem intencionado. Não gosto de chegar atrasado – e tenho quase certeza de que esse é o caso de quase todos os atrasados. Eu nunca me atraso de propósito porque sei que isso é falta de respeito e de profissionalismo. Porque sei que isso cria embaraços e desconfortos.
Eu gosto de ser eficiente e produtivo. E é justamente aí que está o meu problema: o tempo de transição não é nem um e nem outro. Ele me irrita. Se pudesse, eu simplesmente apareceria em outro lugar em vez de perder tempo no ato de ir para lá. Por isso, mesmo sabendo que eu deveria reservar mais tempo para cada compromisso, eu aceito o risco do atraso agarrado à ilusão de que é possível romper as barreiras da Física e se teletransportar de um local para outro.
E eu não sou o único. Todos os que marcam reuniões em sequência, por exemplo, alimentam a mesma ilusão. Como é que se consegue terminar uma reunião às 14h e começar outra exatamente no mesmo horário? É impossível, meu caro. Mesmo que sejam reuniões telefônicas, não dá tempo de fazer a chamada, muito menos mudar o foco de sua concentração para outro assunto em um intervalo tão curto. E as pausas para ir ao banheiro? E as eventuais interrupções? Marcar reuniões em sequência é buscar o atraso premeditado. Somos culpados. Aliás, há empresas em que o atraso já está institucionalizado. Um cliente meu, por exemplo, tem a política de começar suas atividades de treinamento sempre dez minutos depois do horário marcado originalmente.
A ironia disso tudo é que os atrasos provocam exatamente aqueles problemas que nós, os atrasados, gostaríamos de evitar: a ineficiência. Muitas vezes, nós colocamos em risco não só a nossa produtividade, mas também a de outras pessoas – aquelas que dependem de nós para realizar suas tarefas. No fim das contas, não há nada tão produtivo e eficiente quanto planejar o maldito tempo de transição.
Quantas vezes já aconteceu de, no meio de uma reunião, você começar a se perguntar por que está ali? Se valeu a pena se reunir? Quantas vezes você já participou de uma teleconferência e de repente se pegou pensando em outro assunto, ou – sejamos francos – navegando pela internet, só porque estava entediado? Quantas vezes pensou: “Na boa, essa reunião levou uma hora, mas poderia ter demorado apenas 30 minutos”.
E você tem toda a razão. É quase certo que a reunião deveria ter levado 30 ou 40 minutos no máximo. Quase tudo que se faz em uma hora provavelmente pode ser feito em 45 minutos. Mas, como não pensamos nisso antes da reunião, ela acaba se arrastando quando chega a hora.
Com apenas alguns minutos para planejar com antecedência, a duração da reunião poderia ser drasticamente menor. Então aí vai a pergunta que você deve fazer ao entrar na transição para o próximo compromisso: como ele poderá ser mais rápido, mais curto e mais produtivo? Cinco ou dez minutos dedicados a essa reflexão podem representar até 30 minutos de economia na execução. Pense nos resultados. Pense no que realmente precisa das pessoas. Então, num gesto que comoverá todos os presentes, informe que você quer reduzir o tempo da reunião para meia hora e explique como.
Use o seu tempo de transição para planejar maneiras de maximizar seus resultados. Precisa que as pessoas ajam com mais responsabilidade? Pense em envolvê-las mais abertamente, em entender suas perspectivas e engajá-las. Vai jantar? Pense em como poderia divertir-se mais. E, mesmo que você já tenha o hábito de planejar com antecedência, não há momento melhor para se preparar do que nos 15 minutos antes de entrar na sala de reuniões ou iniciar a teleconferência. Você conhece algum atleta que atende telefonemas imediatamente antes de se colocar na linha de partida de uma corrida? Claro que não! Os atletas sabem que o tempo de transição é um momento de produtividade.
Para que isso funcione, é preciso agendar tempo para as transições – literalmente. Encerre as reuniões pelo menos 15 minutos antes do horário e use esse tempo para preparar a próxima. Talvez, então, seja possível fazer as reuniões em 30 minutos e usar os 15 minutos restantes para ir ao banheiro, responder a e-mails ou navegar pela web.
Tenho muito mais a dizer sobre esse assunto – por exemplo, a respeito da ineficiência de realizar muitas tarefas ao mesmo tempo. Mas tenho apenas 15 minutos antes da minha próxima reunião, então preciso parar aqui. Além disso, já são 16h e, pelos meus cálculos, já estou quase atrasado para uma reunião às 14h de amanhã.
Artigo originalmente publicado no Portal da Revista Amanhã.
Peter Bergman
